Pengelolaan Perubahan

Menulis ulang dari sebuah artikel di majalah digital CIO keluaran Inggris, kita bahas mengenai pengelolaan perubahan (change management) dalam sebuah organisasi.
Berawal dari sebuah quote yang umum dalam dunia Teknologi Informasi :

Satu-satunya hal yang abadi adalah perubahan.

Menurut Pat Brams, dalam artikel ini, hal pertama yang disampaikan oleh para ahli dalam bidang change management adalah yang tiga jenis perubahan yang mungkin terjadi dalam sebuah organisasi :

– Perubahan yang bersifat pengembangan (developmental change)
Yang dimaksud dengan perubahan dalam kategori ini adalah penyempurnaan / fine-tuning dari cara-cara yang digunakan saat ini. Anggota organisasi dapat ditingkatkan kemamuannya melalui pelatihan / training, adanya teknologi yang lebih canggih yang dapat mempercepat proses bisnis saat ini, atau rekruitasi baru yang dapat mengisi peran baru. Dalam setiap kasusnya, perbedaan yang dihasilkan bersifat incremental / bertahap.

– Perubahan yang bersifat perpindahan (transitional change)
Perubahan berjenis ini melibatkan perpindahan / pergerakan dari suatu cara melakukan sesuatu kepada cara lainnya. Hal ini biasanya dilakukan melalui serangkaian tahap. Dalam tahap pertengahannya, organisasi tersebut sama sekali berbeda atau telah berpindah dari bentuk semula (sebelum melakukan perubahan) juga belum seperti bentuk yang diharapkan.

– Perubahan yang bersifat ekstrim (transformational change)
Perubahan ini merupakan pergeseran yang bersifat radikal dan melibatkan sekumpulan kepercayaan dan nilai baru bagi organisasi. Bentuk yang diinginkan biasanya belum diketahui sampai organisasi itu mulai melihat hasilnya. Ini adalah jenis perubahan yang dialami Jerman Timur ketika Tembok Berlin runtuh.

Tulisan kali ini berfokus pada jenis perubahan developmental dan transitional yang akan banyak dihadapi oleh departemen IT di tahun 2014 (ini berdasarkan riset yang dilakukan oleh Accenture). Berikut adalah 6 hal perubahan secara berurut :

1. Modifikasi Proses
Perubahan yang dialami organisasi berkaitan dengan perubahan proses bisnis seperti pengelolaan supplier, pembelian, atau rekruitasi.
2. Pengurangan Biaya
Ada kalanya bisnis menekan IT untuk mengurangi biaya dan menghasilkan lebih, dan saat itulah para pekerja IT harus melakukan pengorbanan pribadi (artinya terjadi suatu perubahan pula).
3. Berganti Vendor
Ketika layanan dari vendor baru digunakan, maka anggota organisasi harus mempelajari kemampuan untuk menggunakan tool yang baru.
4. Adopsi Teknologi Baru
Sama halnya dengan berganti vendor, akan ada perubahan dengan anggota organisasi yang melakukan pelatihan untuk menggunakan teknologi baru.
5. Memindahkan Service ke Cloud
Ketika organisasi memindahkan service-nya ke cloud, ada keniscayaan bahwa organisasi akan memiliki anggota yang redundan (anggota organik dan pengelola layanan di cloud). Tantangan inilah yang menuntut perubahan dalam organisasi.
6. Infrastruktur Baru
Dalam kasus adanya merger dari beberapa organisasi maka infrastruktur TI harus dikonsolidasikan dan diputuskan apa yang harus tetap dikelola

Salah satu faktor utama kesuksesan dalam suatu perubahan adalah seberapa jauh anggota organisasi mengerti visi dari sang pemimpin dan alasan di baliknya. Oleh karenanya untuk memasukan transisi yang mulus, para staff dalam organisasi sebaiknya mengintegrasikan perubahan seolah-olah perubahan itu diinisiasi oleh mereka sendiri.

Hal pertama yang seharusnya dilakukan adalah mengidentiikasi stakeholder seperti para karyawan, customer internal, dan supplier utama. Perlu dipastikan bahwa visi dari perubahan itu dikomunikasikan dengan baik kepada para stakeholder dan mereka mendukungnya. Sekali lagi bahwa poin penting dalam hal ini dalah komunikasi. Maka tetaplah menjaga hubungan dan komunikasi dengan para stakeholder tersebut. Setiap ada milestone yang tercapai dalam perubahan, update mereka dan jangan sungkan untuk mengucapkan selamat karena mereka adalah bagian dari perubahan itu sendiri.

Terdapat hal-hal yang pada umumnya menyebabkan kegagalan dalam perubahan :
– Adanya ketidaksinkronan antara apa yang top management katakan mengenai visi dan perilaku mereka.
– Kurangnya keterlibatan para stakeholder utama
– Tujuan yang tidak jelas, atau tujuan yang tidak dipahami oleh setiap orang dalam organisasi
– Adanya pemisahan yang tidak jelas antara cara-cara dalam membuat perubahan dan hasil yang diinginkan
– Jangka waktu yang tidak realistis
– Percobaan untuk memaksakan cara berpikir yang baru pada struktur organisasi yang lama

Dan di atas semua kegagalan tersebut kepemimpinan merupakan faktor yang membuat perbedaan besar antara sukses atau gagal dalam pengelolaan perubahan (change management). Agen perubahan yang sukses memimpin dengan teladan / contoh. Orang kebanyakan mengikuti aksi dari pemimpinnya lebih dari mengikuti kata-katanya.

Jadi mari kita lakukan perubahan ke arah yang lebih baik 🙂

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s