Membuat Business Case

Melanjutkan postingan sebelumnya mengenai pengelolaan proyek teknologi informasi, mari kita tulis lagi mengenai bagaimana membuat deliverable dari tahap inisiasi proyek. Seperti dijelaskan sebelumnya bahwa business case merupakan gambaran umum suatu proyek sebagai konsumsi dari high level management untuk menentukan disetujui tidaknya proyek tersebut. Dokumen ini memuat organizational value, feasibility, biaya, manfaat, dan risiko dari proyek dan bukan merupakan anggaran atau perencaanan proyek. Pada umumnya organizational value untuk suatu proyek berfokus pada meningkatkan efektivitas (atau produktivitas) dan mencapai efisiensi (atau menghemat biaya).

Menurut Jack, business case yang baik :
> memuat secara rinci semua kemungkinan akibat, biaya, dan manfaat proyek
> membandingkan alternatif secara jelas
> secara obyektif memasukkan semua informasi yang berkaitan
> secara sistematis meringkas isi di dalamnya

Kemudian bagaimana langkah-langkah dalam menyusun suatu dokumen business case? Dapat kita lihat pada gambar di atas yang terdiri dari beberapa tahap :

1. Memilih tim inti
Yang perlu diperhatikan dalam memilih anggota tim adalah perlunya melibatkan stakeholder / pemangku kepentingan dari pemilik proyek sebagai anggota proyek. Dengan demikian ada beberapa keuntungan yang bisa diperoleh :
– adanya kredibilitas dari tim proyek
– selaras dengan tujuan organisasi dari pemilik proyek
– adanya akses ke biaya yang sesungguhnya
– adanya kepemilikan (ownership) dan rasa memiliki proyek
– adanya persetujuan terhadap apa yang terjadi dalam proyek
– membangun jembatan antara pekerja proyek dengan organisasi

2. Mendefinisikan MOV (measurable organisational value)
Proyek teknologi informasi yang berjalan harus sesuai dengan & mendukung visi, misi dan tujuan organisasi.
Syarat MOV haruslah : dapat diukur, mempunyai nilai bagi organisasi, disetujui, dapat diverifikasi
Bagaimana proses untuk menyusun MOV :
– Pertama : Identifikasi area pengaruh yang diinginkan. Terdapat beberapa area yang berpotensi antara lain strategi, customer, finansial, operasional, atau sosial

– Kedua : Identifikasi nilai yang diinginkan bagi organiasi, apakah ia lebih baik (meningkatkan kualitas atau efektivitas), lebih cepat (meningkatkan kecepatan atau mengurangi waktu siklus), lebih murah (mengurangi biaya), melakukan lebih (perkembangan atau ekspansi).
– Ketiga : Menentukan metric / ukuran yang tepat apakah akan bertambah atau berkurang (dalam satuan uang, persentase, atau angka numerik)
– Keempat : Menentukan target waktu untuk mencapai MOV
– Kelima : Verifikasi dan mendapatkan persetujuan dari stakeholder proyek karena PM dan tim proyek hanya dapat memandu proses ini.
– Keenam : Meringkas MOV dalam statement atau tabel yang jelas misal : Proyek ini akan memberikan 20% Return on Investment 500 pelanggan baru dalam tahun pertamanya beroperasi

3. Identifikasi alternatif
Dalam business case harus terdapat beberapa alternatif yang dicantumkan. Pertama perlu dibuat base case terlebih dahulu tentang kondisi organisasi jika tidak melakukan apa pun (proyek tidak berjalan), kemudian dibuat beberapa strategi alternatif yang memungkinkan (misal merubah proses yang sekarang tanpa investasi di TI, business process engineering, adopsi sistem dari area organisasi lain, membeli software package baru, atau membuat solusi dari nol).

4. Mendefinisikan kemungkinan (feasibility)
Kemungkinan bisa tidaknya suatu proyek dijalankan (feasibility) perlu dianalisis dari sisi ekonomis, teknis, organisasi dan sebagainya. Begitu pula dengan risiko yang perlu dianalisis dari sisi identifikasi, asessment dan response dari risiko tersebut.

5. Mendefinisikan TCO (total cost of ownership)
TCO dapat dikategorikan menjadi :
> Biaya langsung atau biaya di depan (direct & up-front cost) : pembayaran awal untuk semua perangkat keras, perangkat lunak, peralatan telekomunikasi, biaya pengembangan atau instalasi, biaya konsultasi, dsb
> Biaya berjalan (ongoing cost) : gaji, biaya training, biaya upgrade, maintenance, supply, dsb
> Biaya tidak langsung (indirect cost) : pengeluaran akibat berkurangnya procuktivitas, biaya akibat adanya kegagalan sistem, biaya audit peralatan, quality assurance, dan PIR / Post Implementation Review

6. Mendefinisikan Total Benefit of Ownership
Beberapa macam benefit suatu proyek dapat kita analisis sebagai berikut :
> Meningkatkan pekerjaan dengan value tinggi (misal adanya teknologi yang mengurangi pekerjaan dengan kertas)
> Meningkatkan akurasi dan efisiensi (misal mengurangi kesalahan, duplikasi, atau jumlah tahap dari suatu proses bisnis)
> Memperbaiki pengambilan keputusan (misal dengan menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu)
> Memperbaiki pelayanan pelanggan (misal danya produk atau layanan baru, layanan yang lebih cepat dan lebih handal, dsb)

7. Menganalisis alternatif menggunakan model finansial dan model penilaian
Terdapat beberapa model perhitungan finansial yang dapat kita gunakan untuk menghitung pembobotan tiap altenatif yang kita buat, antara lain : payback, break even, return on investment, net present value (mungkin tidak akan kita bahas satu per satu di tulisan ini).
Berikut contoh perhitungan dan pembobotan untuk setiap alternatif untuk kemudian dapat kita perhitungkan mana yang akan dipilih berdasarkan bobot yang paling menguntungkan.

8. Mengajukan & mendukung rekomendasi
Langkah terakhir adalah mengajukan business case ini kepada high level management untuk dibandingkan dengan proyek lainnya. Tinggal berdoa saja 😀

Semoga bermanfaat 🙂

1 thought on “Membuat Business Case”

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s