ITPM

Nampaknya mata pelajaran kali ini ada hubungannya dengan pelajaran sewaktu di Bandung dahulu.
Yah, walaupun saya bolos di pertemuan pertama, di pertemuan kedua ini memang membahas bagaimana pengelolaan proyek yang baik.
Kalau waktu di Bandung dulu berkiblat pada PMBOK dengan buku karangan Kathy Schwalbe, di sini kiblatnya adalah buku Jack T Marchewka.

Sedikit banyak ada yang berbeda dalam metodologi yang diperkenalkan oleh Jack Marchewka dengan Kathy Schwalbe. Tapi sama dengan banyak metodologi yang berbeda pada umumnya, pada intinya masing-masing menawarkan best practice yang pada praktinya sangat tergantung pada kondisi dalam organisasi dan di lapangan. Jack Marchewka menawarkan konsep MOV (measurable organizational value) yang harus ada dalam setiap proyek, yaitu nilai-nilai yang measurable / terukur yang sesuai dengan nilai-nilai perusahaan (visi, misi, strategi).

Hampir sama dengan Kathy Schwalbe, Jack mendefinisikan suatu proyek terdiri dari 5 tahap :
– Inisiasi (conceptualize & initialize project)
– Perencanaan (develop project plan & charter)
– Eksekusi (execute & control project)
– Penyelesaian (close project)
– Evaluasi (evaluate project)

Sedangkan oleh Kathy Schalbe berdasarkan PMBOK, proces group Monitoring & Controlling dilakuka terus menerus dan melingkupi process group yang lain (Initiating, Planning, Executing, & Closing).

Seperti yang terlihat pada gambar di atas, setiap tahapan / fase menghasilkan deliverables masing-masing :

Inisiasi menghasilkan deliverable Business Case yang merupakan gambaran secara umum suatu proyek untuk konsumsi high level management dalam rangka memutuskan layak tidaknya suatu proyek dijalankan. Berbeda dengan PMBOK yang mendefinisikan bahwa business case menjadi input / masukan bagi process group Inisiasi.

– Proses perencanaan menghasilkan deliverable Project Charter dan Project Plan yang memuat rencana detail dari proyek (termasuk siapa pelaksanan proyek, sponsor proyek, tool proyek yang digunakan, pembiayaan, penjadwalan dan lainnya). Berbeda pula dengan PMBOK yang menyatakan project charter sebagai deliverable proses Inisiasi dan input bagi proses perencanaan.

Ada beberapa alasan mengapa business case & project charter/plan dibuat terpisah :
* Lebih baik bagi high level management untuk mengerti gambaran besar proyek dalam business case untuk mengambil keputusan level strategis
* Menghindari kebingungan karena project plan banyak memuat hal detil yang yang bersifat taktis & teknis
* Meghemat effort, karena project charter & plan yang lebih detail dapat kita buat setelah ada keputusan project (berdasarkan business case)

– Deliverable dari proses eksekusi tentu saja dapat berbeda-beda, sesauai dengan cakupan proyek-nya. Secara umum untuk proyek Teknologi Informasi, deliverable yang dihasilkan berupa aplikasi atau sistem informasi yang diminta oleh pemilik proyek. Di proses ini lah metodologi SDLC (Software Development Life Cycle digunakan). Dari sudut pandang proyek hal yang penting dalam mengelola eksekusi proyek adalah : scope (cakupan proyek), schedule (time / penjadwalan), budget (cost / pembiayaan), quality (kualitas). Sudah umum bahwa 3+1 aspek tersebut lah yang haru sangat diperhatikan oleh para pengelola proyek.

– Proses penyelesaian / penutupan proyek memberikan deliverable laporan proyek (dan sering kali tagihan untuk pemilik proyek πŸ˜€ ). Bagaiman mekanisme peyelesaian & pembayaran tentu saja berdasarkan kesepakatan kedua belah pihak antara pemilik proyek dengan pekerja proyek.

– Fase evaluasi proyek tentu bertujuan agar suatu organisasi tetus mengalami continuous improvement berdasarkan lesson learned dari pengalaman proyek-proyek sebelumnya.

Fase – fase tersebut adalah best practice dalam mengelola proyek teknologi informasi. Bagaimana pelaksanaannya di kenyataan tentu sangat bergantung pada banyak aspek seperti organisasinya, tim pendukungnya, dan cakupan dari proyek tersebut. Mungkin untuk proyek yang bernilai kecil ada proses-proses yang dipersingkat karena dirasa tidak memberi perbedaan yang signifikan.

Semoga bermanfaat πŸ™‚

1 thought on “ITPM”

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s